湖南省体育发展基金会

合同管理制度

 

第一章 总则

 

第一条 为规范湖南省体育发展基金会（以下简称“基金会”）合同管理，防范合同风险，维护基金会合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等有关法律法规，结合基金会实际，特制订本制度。

第二条 本制度中所称合同是指基金会开展工作时，与自然人、法人或其他组织等之间设立、变更、终止权利义务关系的协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等。基金会对外签订的各类合同一律适用本办法。

第三条 本制度中所提法务是指本基金会法务部门或聘请的法律顾问、律师等。

 

第二章 合同的审查与责任

 

第四条 基金会对外签订的合同，应贯彻“先审后签”的原则，所有合同签订之前，都必须经法务审查并签署意见。

 

第三章 合同的签订

 

第五条 合同经法务审查后，由经办部门报办公室主任确认，经秘书长和理事长签署意见后，才能正式对外签署。

第六条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定，必须以维护基金会合法权益为宗旨，决不允许个人在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第七条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况及资金来源，未落实的不得起草、订立合同。

第八条 合同一律采用书面格式，并优先选用基金会合同示范文本，其次可根据谈判结果自行拟定合同文本。

第九条 各方经协商一致对合同的修改、补充合同的文书、电传、图表等，是合同的组成部分。项目管理办法可作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。

第十条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括如下条款：

（一）双方当事人的全称、法定代表人姓名（委托代理人姓名）、地址、邮编和签约时间；

（二）合同金额（含大小写）、支付日期与支付方式、资金用途；

（三）合同履行期限、地点和方式，合同有效期的生效日期不得早于双方的签署日期；

（四）双方责任与权力、合同违约、变更、转让、解除责任；

（五）争议解决方式以及其他根据合同种类应当具备的条款。

第十一条 合同文本的尾页上应由法人代表或法人代表授权人签名、加盖单位公章，并加盖骑缝章。

第四章 合同的履行

 

第十二条 合同签订后，项目承办部门以及相关业务人员应严格按照合同约定履行义务。

第十三条 合同履行需多个部门协同完成的，由分管该项目的主管领导明确指定主管部门，由主管部门负责与其他相关部门协调。

第十四条 要加强合同履行全过程的跟踪管理，防止发生纠纷。合同履行过程中，如果由于项目执行部门和经办人的过错造成基金会单方面违约、从而酿成纠纷的，应由项目执行部门和经办人负责，造成经济损失的应予赔偿。

第十五条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以项目结项材料齐全为准。

第十六条 合同履行完毕或合同权利义务终止时，承办部门应向上级领导报告合同的执行情况及结果，并及时在基金会合同年/月报表中填入相关情况。

 

第五章 变更解除

 

第十七条 合同依法签署后，即具有法律效力，不得再对条款和内容进行变更。因情势变化确实需要变更、解除合同的，须符合法定或约定的条件，并签署书面补充协议。

第十八条 变更或解除合同应当注意以下事项：

（一）补充协议仍应按本办法规定的审批与签订程序办理；

（二）合同主体变更，须征得合同各方一致确认，并报理事长审签；

（三）变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效；

（四）法律法规有特别规定的应当按法律法规办理。

第十九条 变更、解除合同的新合同在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

第二十条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的新合同书中明确规定。

 

第六章 合同纠纷的处理

 

第二十一条 在合同履行过程中若出现纠纷，项目经办部门和经办人应及时通报法务、办公室主任、秘书长，并做好处理纠纷的相关准备工作。

第二十二条 合同纠纷首先通过双方协商或协调解决，协商达不成一致意见的可以诉诸法律。

第二十三条 通过司法途径解决的合同纠纷案件，应经基金会法定代表人批准授权，由法务代理基金会处理。

第二十四条 发生合同纠纷以后，项目经办部门应及时报告，不得擅自处理，积极配合调查取证，协助法务处理。法务接到纠纷情况报告后应及时立案，并根据有关材料出具法律意见书，报基金会秘书长按法律程序处理。

 

第七章 合同档案的管理

 

第二十五条 若无特殊要求，合同一式贰份，双方各执壹份，乙方的合同均由基金会留存。

第二十六条 合同签订后，合同正本及所有洽谈资料原件应整理成卷，一并交基金会秘书处办公室统一保管。

第二十七条 合同履行时，项目执行部门应建立合同大事记，记录合同履行中的重要情况，妥善保存往来函电。

 

第八章 附则

 

第二十八条 本办法由基金会理事会负责解释和修订。

第二十九条 本办法自基金会理事会审核通过后施行。