湖南省体育发展基金会

秘书处工作管理制度

第一章  总则

 

第一条 为规范湖南省体育发展基金会（以下简称“本会”）秘书处各项工作，充分发挥其工作效能，根据《湖南省体育发展基金会章程》（以下简称“章程”），特制定本制度。
  第二条 秘书处是本会常设工作机构，在理事会的领导下负责本会日常工作。

第三条 秘书处的工作任务是：遵守国家法律、法规和相关条例，执行理事会决议，履行章程规定的工作职责，加强团结协作，发扬创新精神，保证各项工作高效、有序地开展。

 

第二章  工作职责

 

第四条 秘书处的工作职责是：

（—）在秘书长的领导下，执行理事会决议；

（二）协助召集理事会会议，起草理事会文件:协助制定、完善基金会规章制度、操作流程等；

（三）负责执行基金会年度公益活动计划；

（四）负责基金会日常行政管理，包括文电收发、工作简报、文书处理、会务组织、档案管理、证照印章管理等；

（五）负责基金会人力资源管理，包括人员招聘、培训、新酬管理、绩效考核等；

（六）负责基金会项目管理，包括立项申请、项目启动、项目监测、项目评估等；

（七）负责基金会志愿者管理包括志愿者招募、志愿者培训、志愿活动组织等；

（八）基金会章程规定的其他职责。

第五条 秘书长在理事会领导下主持秘书处全面工作。秘书长的工作职责是：

（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议；

（二）组织实施基金会年度公益活动计划；

（三）拟定资金的筹集、管理和使用计划；

（四）拟定基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；

（五）协调各机构开展工作；

（六）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；

（七）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；

（八）决定各机构专职工作人员聘用；

（九）章程和理事会赋予的其他职权。

第六条 秘书处根据需要，可以提请理事会同意，设立副秘书长若干人。

副秘书长工作任务和职责：

(一)协助秘书长工作。

(二)做好分管业务工作。

(三)做好为理事会会议和年度工作报告提供分管工作的总结等相关工作。

(四)完成秘书长交办的其他工作。

第七条 秘书处根据工作发展需要，按分工负责的原则设立办公室、项目部、财务部等部门，负责各项工作的具体开展。其职责如下：
  （一）办公室
  1、负责内部公文处理、归档，会议的记录、纪要，项目合同（协议）、综合性文稿的起草等；
  2、负责年检、评估工作；
  3、负责制度建设；
  4、负责基金会各项会务组织、来访接待、来信来函处理、对外联络等；
  5、负责各部门的日常协调；

6、负责志愿者管理；

7、领导交办的其他工作事项。

（二）项目部
  1、负责编制基金会年度公益项目计划，落实理事会通过的各类公益项目；

2、负责公益项目的调研、立项、论证、执行、督导、总结、验收、评估、宣传推广、信息归档等相关工作；
  3、负责捐赠单位、个人的关系维护和服务工作；
  4、负责网站、微信公众号等官方信息发布平台的建设管理维护和信息公开工作；

5、完成领导交办的其他工作事项。
  （三）财务部
  1、牵头制定财务管理、基金运作和安全保值增值工作计划及相关制度；

2、负责编制并实施年度预算、决算，执行内部审计；

3、负责往来账、银行账的对账工作及账务处理,编报会计报表；

4、负责财政、金融信息和市场情况的调研，为基金安全保值增值提供决策参考；

5、负责工资、福利、各项社会保险基数审核、发放、税费代缴，管理财务票据，建立完整的捐赠和资金使用会计档案；

6、负责基金会物资、服务、工程的采购和管理；

7、负责与工商、税务、银行等处联络，及时掌握政策变化，提出合理化建议；

8、向秘书长、理事长提供账面资金及资金使用情况，合理调配资金；

9、完成领导交办的其他事项。
  第八条 秘书处工作人员根据相应部门职责完成本职工作。大型活动需要时，应不分岗位，团结协作。

 

第三章  工作规范

第九条 全体员工必须遵守基金会章程，遵守基金会的各项管理制度。

第十条 秘书处人员应履行请示、报告制度，处理重要事项须事前向领导书面请示，经同意后办理；经办人员或领导出差在外的，若事项紧急可先通过网络媒介进行电子请示，经同意后办理，待后补办书面程序。领导交办的事项应及时报告办理结果。
  第十一条 根据本会登记管理机关、业务主管单位和章程的规定，本会重大事项应向有关部门和领导请示报告。

第十二条 办公室工作人员使用文明用语、遵守行为和礼仪规范，维护基金会的良好形象。

 

第四章  秘书处会议

 

第十三条 秘书处应定期召开会议，由秘书长负责召集和主持，秘书处全体专（兼）职人员参加，必要时邀请法律、财税专家、顾问参加，主要任务是：
  （一）传达贯彻业务主管单位的重要会议或文件精神，研究落实理事会交办的工作；
  （二）讨论须向业务主管单位、理事长或理事会请示报告的重要事项；

（三）研究讨论小额资助项目的立项和秘书处工作人员、项目专家组、志愿者等的福利待遇等；

（四）沟通部署秘书处工作，通报情况；
  （五）研究决定其他重要事项。

第十四条 出于研究、协调和解决重要问题的需要，秘书处可根据工作需要不定期召开专题会议，由理事长、秘书长召集和主持，相关业务部门和有关负责人参加。主要内容为：

（一）研究基金会专项工作的部署和落实。

（二）协调及处理专项工作中的重要事务。

第十五条 秘书处工作会议由办公室专门人员负责记录，并根据基金会档案管理相关制度保管。

 

第五章  文档管理

 

第十六条  基金会档案由基金会综合办公室负责收集、整理和保管，秘书长负责检查、指导工作。

第十七条  档案管理人员的基本职责：

（一）档案管理人员要了解基金会的工作业务，掌握基金会文件材料的归档范围，并不断加强业务学习，提高档案工作水平；

（二）负责基金会文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；

（三）各种门类和载体的档案和资料统一专柜放置、集中管理；

（四）定期对档案资料进行整理和维护工作；档案的管理应具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密的“十防”措施，并定期检查，发现问题及时处理。

（五）对档案资料负有保密义务；

（六）完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第十八条  文档归档范围

（一）重要会议材料，包括会议的通知、表决事项及决议、总结、领导讲话、会议简报、会议记录等；

（二）相关部门发来的与基金会有关的文函等材料；

（三）基金会各种工作计划、总结报告、请示及对外发出与有关单位来往的文件；

（四）基金会与有关单位签订的合同、协议书等材料；

（五）基金会重要活动的文件、简报、影像等宣传报道资料；

（六）会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。

第十九条  立卷要求

（一）文件按其内容的联系，区分保存价值和保管期限，按照问题、名称、时间、作者、地区等特征进行立卷。

（二）卷内文件的排列按照时间顺序和重要程度进行排列：

1. 文件批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

2. 重要内部文件定稿在前，其他历次稿依次排列。

（三）一般文件放在写成年；跨年度文件放在办结年。

（四）照片、录音（像）、宣传品等，应与相关的纸质文件材料一同归档，声像材料应标明时间、地点、内容。

（五）同一问题、同一会议、同一项目所涉及到的文件，应当在一起立卷，不得分开。

（六）应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。

（七）案卷装订前，应当对文件材料进行全面检查。案卷由立卷人装订，文件的左侧和下方要对齐，在左侧用双线三孔装订，装订要做到整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件。

第二十条  认真执行及时归档制度。活动完成后，应将文件材料及时收集归档（进行纸质、电子备份），基金会统一举办的、涉及多部门参与的大型活动、党宣专题等综合性工作，应由主要部门制作专题档案。没有主要部门的，由负责此项工作的分管领导指定部门收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交办公室。

第二十一条  若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第二十二条  档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，便于参考使用。

第二十三条  借阅存管的文档材料，要严格办理借阅手续，非基金会人员借阅，须持相关手续，经秘书长签字同意方可查阅，调阅文档一般不得外带。档案经管人员、会计人员的工作变动时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签名盖章。

第二十四条  档案管理人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料与接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

 

第六章 证书与印章管理

 

第二十四条  基金会法人登记证书、税务登记证书挂在本会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由基金会秘书处派专人稳妥保管，并负责证书的年检、项目变更登记等事宜。

第二十五条  证书原件一般不借出使用，却因工作需要对外使用基金会证书，须经秘书长同意，派人陪同前往。

第二十六条  使用基金会证书复印件，须经秘书长同意。出具的法人证书复印件上需要注明用途并加盖基金会印章。

第二十七条  证书有效使用期限内，在规定的时间内到相关部门进行年检，并在证书上加盖年检部门的年检印章。

第二十八条  不得涂改、出租、出借基金会证书。

第八条  凡因证书使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者的责任。

第二十九条  基金会印章的启用或废止均由基金会秘书长批准后方能生效。作废印章，必须交基金会办公室封存或销毁。

第三十条  印章的使用范围：

（一）用于以基金会名义向发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二）用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；

（三）用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

（四）用于各类需经基金会批准的申请表、申报材料；

（五）用于以基金会名义对外开具的各种证明用。

第三十一条  印章的日常保管：

（一）基金会授权秘书处管理和使用基金会印章，指定专人按规定保管和用印，若保管人缺勤，由负责人指定专人代为保管；

（二）保管人员要坚持按照本办法规定的原则进行保管，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰；

（三）印章存放地点要求安全保险，各种印章原则上不准带出会外（办公室）使用，如遇特殊情况，必须取得签字批准后，由印章管理安排专人携带，随使用人员一同前往办理印章使用事宜，但必须当天放回会内，确保印章使用安全；

（四）严禁在空白介绍信、公文纸、信纸等上加盖印章。印章一般应在正常工作时间内使用。对非法使用印章的行为，应根据情节轻重给予处分直至依法惩处；

（五）凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者的责任。

第三十二条  印章使用程序和批准权限：

（一）一般性事务用印由基金会秘书长批准；

（二）重大事务用印由基金会理事长批准，特别重大事务需经理事会会议批准。

 

第七章  信息公开和网站、公众号管理

 

第三十三条  基金会信息公开遵循真实、完整、及时、一致的原则，无虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏；保证捐赠者和社会公众能够快捷、方便地查阅相关信息资料。

第三十四条  信息公开的主要内容包括：

(一)机构基本信息：本会基本情况、组织架构、理事会成员情况、年检情况、评估结果、招聘信息、联系方式等；

(二)基本管理制度：本会章程、项目管理办法、财务管理制度、人事管理制度、行政管理制度等规范性文件；

(三)公益资助项目和专项基金信息：资助项目或专项基金名称、项目实施情况及社会评价等；

(四)接受捐赠信息：基金会年度获得捐赠总额、接受捐赠时间、捐赠来源、捐赠方式和捐赠名单、开具捐赠收据情况等；

(五)工作动态信息：年度重要活动信息、年度工作报告、重大公益项目等活动的专项审计报告、相关活动新闻等；

(六)财务信息：年度财务会计报告、审计报告、年度业务活动及重大项目收支情况、资产现状及其变动、捐赠途径等；

(七)重大事件专项信息：举办重大社会活动，开展重大社会捐赠活动等信息；

(八)本基金会规章制度和国家法律法规要求公开的信息。

第三十五条  信息公布程序及修改：我会所公布信息，需报请秘书长审核，重要信息报请理事长审核，必要时需经理事会进行审议通过后，方可公布；信息一经公布，不得任意修改，如确需修改的，报请秘书长审批，重要信息的修改需报请理事长审批或召开理事会审议通过后，方可进行修改。

基金会发现已公开的信息有错误、遗漏或易引起误导的，严格履行程序进行修改后及时重新公开，同时说明修改理由并声明原信息作废

第三十六条  本会对公开募捐周期超过六个月的，每三个月公开一次募捐情况，公开募捐活动结束后三个月内全面公开募捐情况。本会对慈善项目实施周期超过六个月的，每三个月公开一次项目实施情况，项目结束后三个月内全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第三十七条  本会可选择报刊、广播、电视或者本会网站、公众号等能够覆盖本会活动地域的媒体进行信息公开，并在公开的信息内容中注明本会的基本情况和联系、咨询方式，接受捐赠人和社会公众的监督。

在本会年度工作报告中应如实反映信息公开的情况，接受登记与业务主管机关监督检查。

 

第八章  车辆管理

 

第三十八条  本会车辆由秘书处指派专人管理，并统一安排车辆使用与调度，涉及车辆的保险、保养、维修、年检、补能等事务由管理员申请并报秘书长审核同意后方可办理，财务部门协助办理。

第三十九条  业务用车须本着实际工作的需求，车辆使用需填写《车辆使用登记表》，详细注明：用车理由、时间、目的地、里程数等，按批准的时间、地点出车，不得擅自改变。

第四十条 驾驶员（办事员）在使用前应对车辆进行检查，确保车辆处在能够正常行驶运行状态，发现问题，及时汇报，严防事故发生。

为确保行车安全，驾驶员（办事员）必须严格遵守道路交通安全法规，服从交警指挥，禁止酒后开车。

发生交通事故，应先急救伤患人员，并立即向交警、保险部门报案，同时还应向秘书处领导报告。

第四十一条  管理员要加强对车辆的日常维护与保养，保证车况运行良好。

车辆维修、保养，必须到指定维保中心进行。

 

第九章 志愿者管理

 

第四十二条 志愿者是指在我会登记注册并签署志愿服务协议，不以获得报酬为目的参加志愿服务工作，以自己的时间、知识、技能和资源自愿为本基金会提供志愿服务的社会各界人士。
  第四十三条  志愿者的基本条件：

（一）认同基金会的宗旨、使命、价值观；

（二）具有良好的思想道德品质、社会责任感和无私的奉献精神具备参加志愿服务相应的基本能力和身体条件；

（三）具备某一体育项目的专业知识，与所参加的志愿服务项目及活动相适应的基本素质；

（四）遵守国家法律法规和基金会的相关规定。

第四十四条  志愿服务内容有：

（一）协助参与组织公益体育赛事活动、体育公益活动等；

（二）拓展地方各类媒体资源，参与并采集、传播体育公益资讯与体育公益知识、弘扬体育公益理念等体育公益宣传活动；

（三）根据基金会安排完成与当地相适应的慈善救助申报工作；

（四）向受助人提供咨询、培训、辅导等服务；

（五）为志愿服务项目提供组织、协调、宣传等服务；

（六）本基金会大型公益活动举办及临时性等公益服务；

（七）提供符合本基金会宗旨和业务范围的其他公益服务活动。

第四十五条 志愿者的保障志愿者确因工作需要且条件许可，基金会应为志愿者提供适当的工作补助、餐饮、交通等其在服务期间的基本保障，并为志愿者办理意外伤害保险。。
  第四十六条 志愿者的权利
  一、参加本会提供的相关培训；
  二、获得从事志愿服务的必要津补贴和合法权益保障；
  三、在本会招聘工作人员时可优先录用；
  四、若申请本会的资助项目，同等条件下享有优先权。
  五、就志愿服务工作对本会提出意见及建议； 
  六、相关法律、法规及规章制度赋予的其他权利。
  第四十七条 志愿者的义务
  一、履行志愿服务的承诺，服从管理，接受必要的培训，按照本会安排积极参加服务活动；
  二、不得以本会志愿者的身份或以本会名义从事任何以营利为目的或违背社会公德的活动；
  三、自觉维护本会志愿者的良好形象和本会声誉；
  四、承担相关法律、法规及其他规章制度规定的其他义务。
  第四十八条 志愿者的管理：

（一）基金会建立志愿者人才信息库，实行分类管理；

（二）如实记录志愿者服务的具体时间和工作内容并备案；

（三）对拒不履行义务的，基金会可取消其志愿者身份；

（四）对违反基金会相关规定的志愿者，基金会将视情况采取提醒、教育直至取消其志愿者资格的措施；

（五）基金会志愿者工作站负责对志愿者进行管理并提供培训和相关管理。对志愿者进行基础知识培训，不定期向志愿者提供志愿服务相关知识和技能等方面的培训，向志愿者骨干提供专门的培训，提高志愿者的服务能力和综合素质；

（六）未经基金会许可，志愿者所从事的任何活动所产生的法律后果由其个人承担，基金会保留法律诉讼的权利；

（七）志愿者可在基金会指导下参与志愿者管理工作，成为管理型志愿者。发挥管理型志愿者和志愿者骨干的能动性，探索志愿者自我管理的有效途径。

第四十九条 本会对于表现出色的志愿者，可采取以下鼓励：
  一、颁发荣誉证书，并将志愿者的表现和工作成绩反馈给其所在单位或社区，在本会网站上进行宣传推介；
  二、每年初对上年度工作表现优秀的志愿者给予表彰和适当的奖励；
  因个人行为对本会造成严重不良影响的志愿者，本会将视情采取提醒、教育或取消其志愿者资格的措施。造成重大损失的，将追究其相关责任。

第五十条 本制度经理事会议审议通过后生效，由本会秘书处负责解释。
  第五十一条 本规定自公布之日起施行。