湖南省体育发展基金会

项目管理制度

 

第一章 总则

 

第一条  为规范湖南省体育发展基金会（以下简称“基金会”）各类项目的管理工作，确保项目运行的合法、合规、合理，充分实现项目的预期目标与基金会的发展需要，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》《基金会管理条例》等相关法律法规及《湖南省体育发展基金会章程》，结合基金会实际工作情况，特制定本办法。

第二条  基金会是具备公开募捐资格的公募基金会，应按照法律法规要求，组织募捐、接受捐赠。本办法适用于基金会的各类捐赠项目、公开募捐项目及自主开展的公益项目。

第三条  本办法包含对项目立项与评估、管理与实施、资金管理与监督、结项与信息收集等事项的管理细则。

 

第二章 项目立项与评估

 

第四条  基金会的项目立项与评估工作须遵守“合法合规、择优支持、公平公正、激励创新”的原则，在符合国家的相关法律、法规以及基金会宗旨和业务范围的基础上，综合考量项目的公益性、可行性、实效性及可持续性。

第五条  公益项目立项须提供项目立项报告，内容包括项目名称、项目背景、项目目标、主要内容、组织结构（实施者）、实施地域及计划、项目预算以及项目受益对象、人数、范围及预期效果和风险管理预案。

第六条  申请方向基金会项目部递交项目立项报告后，经项目部完成初审后评估其可行性，报秘书长审批通过后方可完成立项。

第七条  项目负责人或项目实施单位提交项目预算，预算超100万元（含100万元）时，需报理事会审批通过，并报业务主管单位备案。必要情况下，经理事会批准后，可聘请独立第三方进行专业评估。

 

第三章 项目管理与实施

 

第八条  基金会项目的组织实施须坚持公开、公正、公平原则，杜绝违规操作，严禁徇私舞弊，不得利用关联关系损害基金会、受益人的利益和社会公共利益。

第九条  基金会项目的管理实行项目负责人制，即基金会直接支持的项目或委托合作方执行的项目，应由项目部专人负责整个项目的日常沟通、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金使用严格按预算执行，并最终达成预期效果。

第十条  项目部应定期向理事长、秘书长及理事会、监事会汇报各类项目的阶段性工作总结；在项目实施的关键节点及时向基金会秘书长汇报项目实施进展及完成情况。

第十一条  单个项目预算高于10万元时，在合作方的筛选中，须由不少于三家的候选执行单位提供服务内容、周期、质量标准及费用预算等书面材料，项目部负责初审后发出询价函，并报秘书长复审。复审通过后，需将比价表、候选机构资质材料报理事长审批，审批通过后方可确定合作机构。

第十二条  基金会项目的实施采用合同制管理，即与外部机构合作开展的项目，由基金会与项目合作方签署项目协议，明确约定项目的预期目标、项目执行计划与预算、考核指标、付款条件、项目执行负责人、各方的义务以及违约责任等，并把项目协议及方案作为基金会检查项目执行情况、项目验收及拨付项目资金的主要依据。

第十三条  基金会的项目合作方须具备相应资质无违法违规记录，且在行业内具有良好信誉同时能提供符合项目需求的执行方案及合理报价。

第十四条  基金会的合作方的筛选按照《湖南省体育发展基金会采购管理办法》的有关规定执行，项目合作方须严格遵守相关保密规定，不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目成果内容。

第十五条  在项目实施过程中，如有特殊情况需要临时变更项目目标、实施内容、进度安排、预算的情况发生，项目部须提交项目变更申请，说明变更原因、变更内容及可能产生的影响，报秘书长审核通过，必要时报理事会审议批准后，方可进行变更。

 

第四章 项目资金使用与监督

 

第十六条  基金会所有捐赠资金的使用与监督严格参照《湖南省体育发展基金会捐赠管理办法》相关规定执行，遵守专款专用的原则。

第十七条  资金申请使用

（一）单笔项目预算金额小于10万元，由负责人或实施单位提交申请材料至基金会秘书长审批，审批通过后拨款（一次性或分期拨付）。

（二）单笔项目预算金额超过10万元（含10万元），由负责人或实施单位提交申请材料至基金会审核预算及匹配度，报理事长审批通过后拨款（一次性或分期拨付）。

（三）单笔项目预算金额超过100万元（含100万元）时，项目负责人或合作方须提交项目资金审批表、用款申请、项目方案及项目预算，经理事会审议通过后，报基金会业务主管单位审批通过后方可拨付。

第十八条  基金会根据项目协议和进度，项目负责人或项目合作方应提交资金使用申请及相关证明材料，秘书长会同财务部核查无误后，由财务部按照《湖南省体育发展基金会财务管理办法》中规定的程序向项目合作方拨付资金，资金拨付方式可采用一次性拨付、分期拨付等，具体方式在项目实施协议中明确，项目合作方收款后须向基金会提供合法有效的发票。

第十九条  基金会项目资金的管理和使用接受业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查与监督，项目负责人或项目合作方应积极配合并提供有关材料。

第二十条  基金会项目结余资金可用于其他公益项目或转为非定向用途，但需履行内部决策程序，由理事会会议决议通过后即可执行。

 

第五章 项目结项与信息收集

 

第二十一条  基金会项目实施完成并经验收合格后，由项目部提出结项申请，出具包含项目资金支出、受益人数、项目开展的活动与目标实现程度、剩余资金处理、合作伙伴维护与反馈、媒体宣传情况与公示等内容的结项报告，经各部门负责人审核无误后，提交秘书长审批并完成结项。

第二十二条  基金会项目正式结项后，所有相关文件由项目部统一整理，递交秘书处和财务部备档留存。

第二十三条  基金会对项目执行过程中的各种数据与信息做好备档留存，同时通过基金会官方网站或其他媒体及时公布有关项目的重要信息。

 第二十四条  基金会项目相关媒体宣传数据由项目部负责统一收集与汇总，并做好留档工作。

 

第六章  附则

 

第二十五条  本办法由基金会负责解释。在执行过程中，如遇国家政策调整或其他特殊情况，基金会可根据实际需要对本办法进行修订和完善。

第二十六条  本办法经基金会理事会审议通过后生效，并于公布之日起正式实施。