湖南省体育发展基金会

费用报销规定

 

第一章  总则

 

第一条 为规范湖南省体育发展基金会合理使用各项费用报销的安排有利于慈善事业和公益事业的发展，贯彻厉行节约和量力而行的原则，严格执行本基金会年度预算，根据《中华人民共和国慈善法》、《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》等法律法规及制度规范有关要求和本基金会章程、财务管理制度等规定，制定本规定。

第二条 本基金会通过本规定要达到加强基金会公益活动支出及费用管理,控制不合理开支,规范基金会人员报销行为，提高基金会财务管理水平,保证基金会资金能够在公益慈善事业中提高效率和效益。

第三条 本基金会费用报销规定包含：费用内容、借支管理规定、费用报销职责、费用报销流程、费用审批。

第四条 本基金会费用报销规定所指的费用内容：公益活动支出、管理费用及筹资费用。具体如下：

（一）公益活动支出是指基金会基于公益慈善宗旨，在章程规定的业务范围内开展公益慈善活动时发生的下列费用：

1、直接或委托其他组织资助给受益人的款物；

2、为提供公益服务和实施公益项目发生的人员报酬、志愿者补贴和保险，以及使用房屋、设备、物资发生的相关费用；

3、为举办、执行、日常管理公益项目所发生的差旅、物流、交通、会议、培训、审计、评估、项目物资耗用等费用。

4、本基金会公益活动支出在“业务活动成本”项目下核算和归集。基金会的业务活动成本包括公益活动支出和其他业务活动成本。

（二）本基金会的管理费用是指基金会按照《民间非营利组织会计制度》规定，为保证基金会正常运转所发生的下列费用：

1、理事会等决策机构的工作经费；

2、行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费等；

3、办公费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。

（三）本基金会的筹资费用是指基金会按照《民间非营利组织会计制度》规定，指为基金会为筹集业务活动所需资金而发生的费用，包括基金会获得捐赠资产而发生的费用以及应当计入当期费用的借款费用、汇兑损失（减汇兑收益）、办理捐赠和接受捐赠资金所发生的银行手续费用及购买银行票据工本费等，筹资费用应当在发生时按其发生额计入当期费用。

（四）本基金会的某些费用如果属于公益慈善活动（业务活动成本）、其他业务活动、管理活动等共同发生，且不能直接归属于某一类活动的，应当将这些费用按照业务收支百分比的方法在各项活动中进行分配，分别计入业务活动成本、其他业务活动成本、管理费用。

第五条 本基金会费用报销管理原则：

（一）先审批后支付原则：凡符合财务规定的支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用一律不得支出；所有费用支付需要在年度预算范围内。

（二）谁审批谁负责原则：审核人、批准人要对经办项目认真审核，按规批准并对此负责。

（三）即时结清原则：除有特殊理由并经理事长批准外，凡借用公款者，必须及时结清；前账不清、后款不借。

（四）手续完整原则:票据要合法合规、按照流程办理，报销附件齐全，单据审批签字完整,原始单据内容与经济业务一致。

 

第二章 费用报销部门职责

 

第十五条 现金报销必须遵循以下程序:

（一）限期报销。因公借款，必须在公务事项完成后一周内办理报销手续；

（二）填写凭单。借款人将用于报销的发票粘贴于报销凭证单上。用碳素笔整齐地写明金额、用途，由本人签名，不得他人代签。原始凭证不许涂改；报销的发票中，大写小写金额要一致；发票中报销单位名称有误或印章模糊不清均视为无效发票；收据和往来票证不能作为报销凭证，一律不予报销；

（三）领导审批。借款人执报销凭单，先经财务人员审核，由部门主管审批，再由秘书长核准后方可报销。

第十六条 经费开支报销

经费报支要严格执行国家财经法规和财政部门有关规定。当月的票据当月报销，最迟不得超过一个月。报销时，“报销凭证”上必须由经办人、证明人、负责人三方签字。

1、办公费

1.1核报各种办公用品时，必须附按发票规定的品名、单位、数量、单价、金额等内容开具的发票。若一次性购买办公用品较多，无法在发票中写明，可附上购物清单并加盖销售单位的发票印章。办公用品一律由财务部采购员统一购置；其他必需特殊用途办公用品须提交购置请示报告经秘书长和理事长审批同意后，报财务部采购员购置，不允许自行购置。

1.2房屋租赁、水电物业、家具购置、室内装修修缮等费用由办公室制定用款计划，报秘书长审批，并在实施中负责审批报销。

1.3物资采购。

单项或批量采购预算金额在20万元以下的货物、服务、工程采购事项，依法自行采购。

单项或批量采购预算金额在20万元（含）以上50万元以下的货物、80万元以下的服务、100万元以下的工程采购事项，需三家及以上供货商比选或比价，由基金会秘书处组织采购评审工作并签署采购合同，依法自行采购。

单项或批量采购预算金额在50万元（含）以上的货物、80万元以上的服务、100万元以上的工程采购事项，需公开招标。

2、差旅费。差旅费报销标准严格按省财政厅有关规定执行。外出学习、培训等所需经费报销必须附主办单位通知文件，经秘书长审批。报销内容主要由交通费(车、船、飞机等)和住宿费(培训费、会议费、餐费等作单独列支)组成。如通过旅行社安排交通和食宿，可凭旅行社开具的发票作为报销票据，报销凭证需附考察活动支出明细单。

3、会议费。基金会承办的会议，必须先列出会议经费预算方案，报秘书长和理事长批准。报销会议费应附会议通知文件、参加人员签到单、会议费预算审批表、会议费结算清单和会议费的发票。凡超出审批标准的会议费，不得报销。赴国内出差等公务活动经秘书长同意后应按当地现行规定的差旅费、会议费项目标准由经办人持真实有效的原始票据据实到财务部门报销。

4、接待费。公务接待一般由办公室按有关规定和标准统一安排，应本着必须、从简、合理的原则，接待经办人员填写接待申请单，报请秘书长审批后转交财务部门。财务部门根据申请单及发票，履行签字报销手续，最后财务部门予以支付款项。商务接待及基金会大型招待活动，单笔金额超过5000元的招待费用，须经理事长批准并签字报销。

5、车辆维修、保险费。车辆维修经车辆管理人员核对无误后，凭维修结算清单履行结账报销手续，由秘书长审签后财务部门予以支付。机动车保险按此要求办理。

6、医药费、福利费。基金会员工因工伤而发生的医疗费用，据实报销。基金会统一提取的工会经费和福利、奖励基金，由财务部统一集中管理，有关开支规定另行制定。其他福利性开支，一律报理事长批准。

7、其他费用。本基金会捐赠及项目费用，先由经办人和办公室主任签字后，5万元以内的凭发票，报秘书长审核批准，5万元以上10万元以下的须报理事长审核批准，10万元以上的须经理事会批准通过。属非业务性的各项费用，报秘书长和理事长批准。

第六条  项目业务部门费用报销职责

本基金会项目业务部门负责基金会各项公益慈善活动及对接各志愿者服务队工作，费用报销职责如下：

（一）严格按照报销程序执行各项活动费用支出；

（二）负责审核公益慈善活动支出内容、活动申请、活动标准，人员数量；

（三）负责审核签字公益慈善活动服务队或者专项基金的申请内容，对申请内容中的受助者资料、受助者情况、受助者提供附件真伪进行核对；

（三）负责收集发生业务的原始票据（如：发票、凭据、证明性附件）；

（四）负责完成费用报销支付申请表的签字，提交财务报销必须所有附件和签字齐全；

（五）负责做好捐赠人、受助人之间的沟通工作，确保财务对内不对外的内控要求。

第七条 办公室费用报销职责

办公室是指基金会行政事务处理部门，对基金会办公费用、办公用品采购发放等，费用报销职责如下：

（一）负责日常费用报销票据的整理填写；

（二）负责按照报销流程完成日常费用签字齐全；

（三）负责日常行政业务的处理工作。

第八条 财务部门费用报销职责

财务部门负责审核基金会所有报销单据按规定流程签字齐全，审核发票的真伪，审核公益项目凭据的完整齐全，按照齐全的原始单据制证并支付报销费用。

 

第三章 借支管理规定及借支流程

  

第九条 借款管理规定 

 (一) 公益项目借款，如项目支付、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支；按照本基金会《货币资金管理办法》规定业务完成七日内必须办理还款手续和业务报销。 

 (二) 各项非项目借款金额不得超过2000元。

 (三) 财务根据借款单金额作为入账金额，借款人支付给单位的应在应收账款科目下设对方单位明细科目，借款人作为备用金的要在其他应收款科目下设借款人明细科目核算；

(四)借款销账规定：借款人要在取得相关票据并完成报销流程后到财务销账；借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经逐级批准，否则财务人员有权拒绝销账。 

(五)借款人必须在业务活动完成七日内或借款后一个月内归还，借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。  

(六)借款流程：

1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金；

2、审批流程：借款人持借款单到部门负责人审核签字→财务负责人复核→秘书长审批→理事长批复→会计记账→出纳汇款；

3、财务付款：借款人以理事长批复的借款单到财务部会计记账后出纳处办理领款手续。

 

第四章 公益活动支出及费用报销

 

第十条 公益活动支出要是用于基金会活动的业务范围：乡村振兴、社会求助、慈善求助及公益援助方面的货币性支付或非货币性支付。

第十一条 货币性慈善支出是指用于助困帮扶、助学、助医、助农项目直接支付给受助人货币资金。具体报销要求如下：

（一）支付方式：该支付包括转账支票、网上银行转账方式，本基金会不采用现金支付方式。

（二）报销流程：

专项基金提出申请→基金会项目部门根据申请及资料，办理内部报销及申请流程→秘书长审核→理事长批复→项目部门根据批复审核受助资料→提交财务负责审核→提交会计记账→出纳根据凭证录入网银→财务将网银支付情况发办公群业务完成

（三）业务报销流程期限：本基金会所有公益慈善项目业务流程及报销时长，一般在一周内完成，因特殊情况当月完成不得跨月办理。

第十二条 非货币性公益支出是指用于助困帮扶、助学、助医、助农项目给予各种慈善物资。具体报销要求如下：

（一）支付方式：对接受助单位或受助人进行物资直接捐助。

（二）报销流程

专项基金申请→本基金会项目部门办理流程（按照本基金会物资管理办法进行）→秘书长审核项目开展→理事长批复同意项目开展→项目部门委托专项基金采购备齐报销资料后→本基金会项目部门查看物资并填写物资签收单→本基金会办公室根据申请填写物资领用单→专项基金发放物资填好物资发放签收单→专项基金收集此次活动资料→项目部门根据活动资料按程序进行报销→粘贴单据交秘书长审核→理事长批复→财务审核→会计记账→出纳付款。

（三）业务报销流程期限：本基金会所有慈善项目业务流程及报销时长，一般在一周内完成，因特殊情况当月完成不得跨月办理。

第五章 附则

 

第十三条 本制度由基金会理事会负责解释。

第十四条 本制度由基金会理事会会议审议通过后执行。